Từ khi làm việc từ xa trở nên phổ biến, phần mềm quản lý công việc gần như đã thành người bạn đồng hành của hầu hết các nhóm. Khi mỗi người ngồi một nơi, nếu không có một chỗ tập trung mọi đầu việc, deadline và trao đổi thì rất dễ rối. Trong bài này, chúng tôi sẽ đi qua từng bước hướng dẫn cài đặt cơ bản, cách phân quyền hợp lý và vài mẹo sử dụng phần mềm phổ biến này, dựa trên những gì đội ngũ chúng tôi thường gặp khi hỗ trợ dân văn phòng và các nhóm nhỏ. Bạn không cần kiến thức kỹ thuật sâu để làm theo, chỉ cần một tài khoản email công việc và khoảng một buổi chiều để thiết lập ban đầu.
Vì Sao Nhóm Làm Việc Từ Xa Cần Một Công Cụ Quản Lý Tập Trung
Trước khi làm việc từ xa thành nếp, phần lớn nhóm nhỏ theo dõi tiến độ qua email và vài nhóm chat rải rác trên nhiều ứng dụng. Cách này từng khá ổn khi cả team cùng ngồi một văn phòng, có việc gì quay sang hỏi nhau là xong. Nhưng khi mỗi người một nơi, thông tin nhanh chóng bị phân mảnh. Một thông báo quan trọng có thể trôi mất giữa hàng chục tin nhắn mỗi ngày mà không ai hay biết.
Chúng tôi từng gặp một nhóm hai người cùng làm một đầu việc chỉ vì không ai biết người kia đã nhận task từ trước. Có nhóm khác quên hẳn một deadline, vì thông báo đó nằm sâu trong luồng chat dài dằng dặc. Phần mềm quản lý công việc ra đời chính để giải quyết những chuyện như vậy: gom mọi đầu việc, người phụ trách và thời hạn về cùng một màn hình.
Khi đã có hệ thống như thế, bất kỳ ai trong nhóm mở ra cũng biết dự án đang ở đâu và ai đang giữ phần việc nào. Số cuộc họp chỉ để hỏi “việc này tới đâu rồi” giảm đi khá rõ. Đó thường là khoảng thời gian mà dân văn phòng than phiền nhiều nhất trước khi áp dụng công cụ.
Các Bước Cài Đặt Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cơ Bản
Hầu hết phần mềm quản lý công việc hiện nay cho bạn chọn giữa hai cách: tải bản desktop về máy, hoặc dùng ngay trên trình duyệt mà không cần cài thêm gì. Với nhóm nhỏ mới làm quen, chúng tôi thường gợi ý bản web trước. Thao tác nhanh, và bạn không phải tự cập nhật phiên bản mỗi lần có bản vá. Quy trình cơ bản thường gồm ba bước chính:
- Đăng ký tài khoản bằng email công việc, sau đó tạo một workspace chung để lưu toàn bộ dự án.
- Mời từng thành viên vào workspace và phân quyền xem hoặc chỉnh sửa theo đúng vai trò của họ.
- Kết nối với lịch và hộp thư điện tử để nhận nhắc deadline tự động.
Bước phân quyền nghe nhỏ nhưng quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Nếu để mọi thành viên đều có quyền chỉnh sửa, dữ liệu rất dễ bị đổi nhầm mà không ai kiểm soát được. Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, nên để trưởng nhóm hoặc quản lý dự án là người tạo và xoá task, còn các thành viên khác chỉ cập nhật trạng thái công việc của chính mình. Làm vậy vừa gọn, vừa giữ được lịch sử thay đổi rõ ràng khi cần đối chiếu lại.
Ngoài phần mềm quản lý công việc, nhiều nhóm làm từ xa còn cần thêm vài công cụ hỗ trợ khác. Những thao tác lặp đi lặp lại như nhập liệu hay điền form thường rất ngốn thời gian. Một phần mềm hỗ trợ tự động hóa thao tác lặp lại có thể giúp giảm đáng kể việc thủ công, nhất là với các công việc định kỳ hằng tuần như tổng hợp số liệu.
Khi so sánh các lựa chọn, bạn nên nhìn vào vài tiêu chí. Giao diện phải trực quan, công việc được sắp theo bảng hoặc danh sách để thành viên mới nhìn là hiểu ngay tiến độ. Khả năng đồng bộ với lịch và email giúp deadline tự nhắc, không phải nhớ từng việc một. Phân quyền rõ ràng tránh chỉnh sửa nhầm. Cuối cùng, hãy chọn công cụ đủ linh hoạt để mở rộng khi nhóm thêm dự án hay thêm người, thay vì phải đổi sang phần mềm khác giữa chừng.
Mẹo Sử Dụng Để Không Bỏ Sót Task
Có phần mềm trong tay không có nghĩa là công việc tự chạy. Cách bạn tổ chức dữ liệu bên trong mới quyết định nhóm dùng công cụ hiệu quả hay chỉ dùng cho có.
Một cách khá phổ biến là chia dự án lớn thành các cột theo giai đoạn, chẳng hạn Cần Làm, Đang Thực Hiện và Hoàn Thành. Nhìn vào là biết việc nào đang kẹt ở khâu nào. Đội ngũ chúng tôi từng hỗ trợ một nhóm marketing nhỏ áp dụng cách này, và số buổi họp giữa tuần chỉ để cập nhật tiến độ giảm gần một nửa.
Đặt nhắc việc trước hạn một đến hai ngày nghe đơn giản nhưng rất hiệu quả, vì con người dễ quên nếu không có gì nhắc đúng lúc. Gắn nhãn ưu tiên cho từng đầu việc cũng giúp ích khi cả nhóm có hàng chục task cùng lúc, để ai cũng biết nên làm gì trước.
Đôi khi trong lúc thao tác, bạn sẽ gặp tình trạng gõ tiếng Việt bị lỗi hoặc không hiện dấu, nhất là khi dùng máy lạ hoặc vừa cài lại hệ điều hành. Khi đó, bạn có thể xem cách khắc phục lỗi gõ tiếng Việt sau khi cài phần mềm để khỏi mất thời gian sửa thủ công từng chữ. Nếu nhóm còn chia sẻ tài liệu chung, cũng nên kiểm tra font trên máy trước khi gửi để tránh lỗi hiển thị trên máy đồng nghiệp.
Nếu nhóm cần một hệ thống chuyên sâu hơn để theo dõi nhiều dự án song song, bạn có thể tìm đến các giải pháp phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Những công cụ này thường có biểu đồ tiến độ, báo cáo tự động theo tuần và khả năng phân bổ nguồn lực chi tiết hơn hẳn công cụ quản lý công việc cơ bản.
Kết Luận
Một phần mềm quản lý công việc phù hợp giúp nhóm tiết kiệm đáng kể thời gian họp hành và giảm hẳn tình trạng nhầm lẫn deadline giữa những người làm việc ở các nơi khác nhau. Đội ngũ chúng tôi vẫn khuyên các nhóm mới bắt đầu từ một công cụ đơn giản, dễ dùng, rồi nâng cấp dần khi số dự án và thành viên tăng lên. Nếu nhóm thường phải quay màn hình để hướng dẫn đồng nghiệp thao tác, một phần mềm dựng video báo cáo đơn giản cũng đáng thử bên cạnh công cụ quản lý chính.
Nếu bạn vẫn còn phân vân chưa biết chọn công cụ nào, hãy dùng thử vài bản miễn phí trước khi gắn bó lâu dài. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật thêm các hướng dẫn phần mềm văn phòng trong những bài tới, bạn có thể ghé lại khi cần.