Chúng tôi từng gặp một chủ shop nhỏ chuyên bán phụ kiện điện thoại. Lô hàng đã về tới cửa khẩu, xe đã vào bãi, vậy mà cả lô bị giữ lại chỉ vì thiếu một bản packing list có chữ ký. Anh ấy chờ gần hai tuần mới nhận được hàng. Với nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, một tờ giấy nhỏ như vậy có thể kéo theo kha khá chi phí phát sinh. Bài này đi qua quy trình, bộ chứng từ và những chỗ hay sai, để bạn chuẩn bị lô đầu tiên chắc tay hơn.
Một tờ giấy thiếu, cả lô hàng nằm lại bãi
Nghe thì nhỏ, nhưng khi hàng nằm ở bãi bạn vẫn phải trả tiền lưu kho và tiền xe. Thời điểm khách cần hàng nhất cũng trôi qua. Giấy tờ vì vậy không chỉ là thủ tục. Với người nhập hàng, nó quyết định hàng qua cửa nhanh hay chậm.
Tình huống doanh nghiệp nhỏ hay gặp
Phần lớn trường hợp bị giữ không đến từ việc hàng có vấn đề. Thường người mua chỉ quên gửi một chứng từ. Có người gửi bản scan mờ tới mức không đọc được số lượng và trị giá. Cũng có người gửi hóa đơn không khớp với hợp đồng, rồi phải giải trình lại từ đầu. Đội ngũ bên mình gặp những chuyện này khá thường xuyên, và hầu hết đều tránh được nếu kiểm tra kỹ trước khi gửi.
Vì sao giấy tờ quyết định cả lô
Hải quan kiểm tra hàng dựa trên hồ sơ. Hồ sơ ghi gì thì lô hàng phải khớp với điều đó. Nếu tên hàng, số lượng hay giá trị lệch nhau giữa các chứng từ, họ sẽ dừng lại để xác minh. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu tiết kiệm được rất nhiều thời gian về sau.
Chính ngạch nghĩa là gì với người bán đồ công nghệ
Nói ngắn gọn, nhập chính ngạch là đi đúng đường: có hóa đơn, có khai báo thuế, có chứng từ đầy đủ. Nhập tiểu ngạch thì thường gom hàng nhỏ lẻ, ít giấy tờ, dựa vào kênh không chính thức.
Hàng có hồ sơ, có hóa đơn, có thuế
Với tai nghe, sạc, linh kiện hay thiết bị thông minh, chính ngạch giúp bạn chứng minh nguồn gốc. Khi bán cho khách doanh nghiệp, họ thường cần hóa đơn đầu vào để hạch toán. Thiếu hóa đơn thì bạn khó bán số lượng lớn và khó mở rộng kênh.
Khác gì kiểu gom hàng nhỏ lẻ
Gom hàng nhỏ lẻ nhanh và rẻ lúc đầu, nhưng rủi ro dồn lại về sau. Khi đơn lớn lên, bạn mới nhận ra mình không có hồ sơ để chứng minh lô hàng. Chính ngạch chậm hơn ở khâu chuẩn bị, nhưng ổn định hơn nhiều khi làm lâu dài.
Bộ chứng từ cơ bản cho một lô nhập
Một lô nhập chính ngạch thường cần bốn loại chứng từ chính. Mỗi loại có vai trò riêng, và chúng phải khớp nhau từng chi tiết.
- Hợp đồng mua bán với nhà cung cấp
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
- Packing list, bảng kê chi tiết từng kiện hàng
- Vận đơn (bill of lading hoặc airway bill)
Lỗi thường gặp khi điền
Lỗi hay gặp nhất là tên hàng viết khác nhau giữa hợp đồng và hóa đơn. Lỗi khác là số lượng trên packing list không bằng số lượng trên vận đơn. Hãy đối chiếu từng con số trước khi gửi, đừng để hải quan làm việc đó thay bạn.
Mã HS, thuế và những chỗ dễ khai sai
Mã HS là mã phân loại hàng hóa để tính thuế. Cùng là tai nghe nhưng khác mã thì mức thuế có thể khác. Khai sai mã không phải lúc nào cũng cố ý, nhưng hậu quả vẫn là bạn phải nộp thêm hoặc bị xử lý.
Phân loại hàng điện tử
Hàng điện tử có nhiều nhóm nhỏ và ranh giới đôi khi khá mờ. Một sản phẩm có thể nhiều chức năng, và cách hiểu chức năng chính ảnh hưởng đến mã khai. Khi chưa chắc, bạn nên tra biểu thuế hiện hành trước khi khai.
Hỏi chuyên viên trước khi khai
Nếu lô lớn hoặc lần đầu nhập một loại mới, hãy hỏi chuyên viên trước. Chi phí tư vấn nhỏ hơn nhiều so với tiền phạt hay thuế bổ sung do khai sai.
Quy trình nhập chính ngạch từng bước
Quy trình không quá phức tạp nếu làm đúng thứ tự. Đi tắt thường khiến bạn phải làm lại từ đầu. Đội ngũ bên mình hay khuyên khách ghi từng bước vào một bảng theo dõi chung để khỏi bỏ sót.
- Chọn nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn và chứng từ đầy đủ.
- Ký hợp đồng và thống nhất điều khoản giao hàng.
- Yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị hóa đơn thương mại và packing list.
- Theo dõi vận chuyển và nhận vận đơn.
- Khai báo hải quan và nộp thuế.
- Nhận hàng tại kho và đối chiếu số lượng thực tế.
Nên giao việc cho một người phụ trách
Khi nhập thường xuyên, nên giao việc này cho một người cụ thể. Người đó theo dõi hồ sơ từ đầu đến cuối, nhờ vậy không bị hụt khi nhiều người cùng xử lý một lô. Muốn hình dung rõ hơn từng bước, bạn có thể tham khảo quy trình nhập khẩu chính ngạch rồi đối chiếu với bảng theo dõi của riêng mình.
Quy chuẩn và chứng nhận cho thiết bị điện tử
Không phải thiết bị nào cũng bán được ngay sau khi qua cửa khẩu. Một số sản phẩm cần công bố hợp quy trước khi đưa ra thị trường, tùy nhóm hàng và quy định hiện hành.
Hàng nào cần công bố hợp quy
Thiết bị dùng điện áp, sạc, pin, hay thiết bị ảnh hưởng đến an toàn người dùng thường thuộc diện này. Kiểm tra danh mục hiện hành trước khi đặt hàng là việc nên làm, vì quy định có thể thay đổi theo thời gian.
Nhãn mác bằng tiếng Việt
Nhãn hàng hóa cần thể hiện thông tin bằng tiếng Việt theo quy định. Người nhập lần đầu hay quên khâu này, rồi phải dán tem phụ tại kho, vừa tốn thời gian vừa tốn tiền.
Chính ngạch hay tiểu ngạch: nhìn theo quy mô
Với đơn nhỏ thỉnh thoảng, tiểu ngạch có thể tiện hơn. Nhưng khi đơn lặp lại đều, chính ngạch cho thấy lợi thế rõ rệt. Khác biệt không nằm ở chi phí ban đầu mà ở khả năng lặp lại quy trình một cách ổn định.
Lợi ích khi đơn lặp lại
Đã có hồ sơ chuẩn thì mỗi lô sau nhanh hơn, vì bạn có mẫu sẵn. Thông quan ổn định giúp lên kế hoạch bán hàng đúng hẹn, và khách lớn cũng yên tâm hơn khi nguồn gốc rõ ràng.
Chi phí quản lý hồ sơ
Chính ngạch tốn công lưu trữ và phân loại chứng từ theo từng lô. Chi phí này đáng giá nếu bạn định kinh doanh lâu dài. Nếu chỉ thử một lần thì nên cân nhắc kỹ hơn.
Làm việc với đơn vị hỗ trợ thủ tục
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê đơn vị hỗ trợ để giảm áp lực. Điều này hợp lý, miễn là bạn hiểu rõ phần việc nào thuộc về ai.
Việc họ làm, việc bạn vẫn phải kiểm
Đơn vị hỗ trợ có thể chuẩn bị hồ sơ và làm khai báo. Nhưng thông tin hàng hóa, số lượng và giá trị vẫn do bạn cung cấp và chịu trách nhiệm. Vì vậy hãy đọc lại mọi chứng từ trước khi ký.
Đọc kỹ điều khoản dịch vụ
Chú ý phần phí phát sinh, thời hạn xử lý và trách nhiệm khi có sai sót. Điều khoản nào chưa rõ thì hỏi lại trước khi đặt cọc.
Sai lầm của người nhập lần đầu
Người mới thường mắc vài lỗi quen thuộc. Biết trước sẽ tránh được phần lớn.
Chưa chuẩn bị kho bãi
Hàng về tới nơi mà chưa có chỗ chứa là chuyện rất hay gặp. Nên chuẩn bị kho hoặc thỏa thuận lưu bãi trước khi hàng khởi hành.
Quên tính thời gian thông quan
Nhiều người chỉ tính thời gian vận chuyển, quên mất làm thủ tục và chờ kiểm tra cũng mất thời gian. Hãy để dư vài ngày để không trễ hẹn với khách.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có nhập chính ngạch được không?
Được, nếu doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và có mã số thuế hợp lệ. Bạn cần đối chiếu ngành nghề đăng ký với nhóm hàng định nhập. Nếu chưa chắc, hãy hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn.
Lô nhỏ có đáng làm chính ngạch không?
Lô nhỏ vẫn nên làm chính ngạch nếu bạn định bán lâu dài, vì hồ sơ đầy đủ giúp bạn an tâm khi khách hỏi về nguồn gốc. Với lô thử nghiệm, hãy cân nhắc chi phí so với lợi ích.
Nếu bạn đang chuẩn bị lô đầu tiên, hãy bắt đầu bằng một danh sách chứng từ rõ ràng. Để có thêm góc nhìn thực tế, bạn có thể xem thanh toán an toàn và cách nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam hoặc cách nhập hàng Trung Quốc qua app Pinduoduo trên điện thoại.